ثبت نام و ارسال مقالات

فرم ثبت نام 

ارسال چکیده ، ارسال مقاله

دبیر علمی 

صفحه اختصاصی دبیر علمی

فرم نمایش نتجه جستجوی مقالات

مشاهده وضعیت داوران

نکات مهم و کلیدی در رابطه با دبیری علمی همایش ها

داوری 

نکات مهم در رابطه با داوری 

مدیر اجرایی

مدیریت سایت اطلاع رسانی همایش

مدیریت ثبت نام و ارائه خدمات به شرکت کنندگان

مدیریت برگزاری برنامه های جانبی شامل کارگاه ها ، نمایشگاه ها و مسابقات علمی

مدیریت ثبت نام از حامیان همایش 

مدیریت کاربران سامانه 

فرم ورود اطلاعات مسابقه

ارسال نامه به اعضای سایت

فرم ارسال ایمیل به کاربران

فهرست کاربران

فرم فهرست کاربران

ثبت نام کاربر جدید

تعیین وظایف

تخصیص موضوعات به داوران

سازمان همایش

اخبار و اعلانات

تصاویر مورد استفاده برای نمایش اسلاید 

فرم ورود تصاویر مورد استفاده برای نمایش اسلاید

اضافه کردن نام کشورها، پیوندهای مفید، پرسش های متداول و واژه نامه اختصاصی

چک لیست ارسال مقاله

تأیید عضویت کاربران

فرم تأیید کاربران

درخواست های جدید حمایت کنندگان

فرم ثبت درخواست های جدید حمایت کنندگان

درخواست های جدید برای غرفه در نمایشگاه

فهرست متقاضیان شرکت در همایش

فهرست متقاضیان شرکت در کارگاه های آموزشی

فرم نمایش اسامی متقاضیان شرکت در کارگاه

فرم نمایش اسامی کاربرانی که صورتحساب را پرداخت کرده اند

 

 

ثبت نام و ارسال مقاله

 

          افرادی که متقاضی شرکت در یک همایش هستند ابتدا باید در سامانه ثبت نام کرده و سپس با فعال سازی نام کاربری خود، فرم شرکت در همایش را تکمیل کنند. در برخی موارد، تکمیل فرآیند شرکت در همایش مشروط به پرداخت هزینه شرکت در همایش است. برای ارسال مقاله نیز ابتدا باید در سامانه ثبت نام کرد و سپس با فعال سازی نام کاربری، چکیده یا اصل مقاله را ارسال کرد.

لازم به ذکر است با توجه به اینکه همایش ها معمولاً در بازه زمانی خاصی برگزار می شوند، امکان ثبت نام و ارسال مقاله نیز  باید در همان چارچوب زمانی اعلام شده انجام پذیرد.

یکی از مزایای سامانه سیناوب، امکان ثبت نام به صورت گروهی است. اشخاص حقوقی که در برخی موارد به عنوان  حامی برگزاری همایش های علمی محسوب می شوند، این امکان را دارند تا حسب توافق با مدیران برگزاری همایش تعداد مشخصی از افراد مورد نظر را درهمایش ثبت نام کنند. 

 

 

جزئیات و مراحل ثبت نام به شرح زیر است:

1. عضویت در سامانه همایش
2. تکمیل فرآیند ثبت نام
3. تکمیل فرم شرکت در همایش
4. ارسال مقاله در صورت تمایل

 

 

 

 

 

فرم ثبت نام

 

       فرم ثبت نام باید به دقت تکمیل شود. ابتدا مشخص کنید به  چه عنوان در سامانه ثبت نام می کنید: به عنوان شخص حقوقی یا شخص حقیقی. در مواردی که مؤسسات و سازمان ها به عنوان حمایت کننده یک همایش ثبت نام می کنند، امکان ثبت نام تعداد مشخصی از کارکنان و همکاران خود را برای شرکت در همایش یا کارگاه های آموزشی را دارند. فقط اشخاص حقوقی امکان ثبت نام برای حضور در نمایشگاه های جانبی را دارند. بنابراین چنانچه موسسه یا سازمانی متقاضی شرکت در نمایشگاه باشد یا درخواست داشته باشد تا به عنوان حمایت کننده در همایش حضور داشته باشد، باید با عنوان شخص حقوقی ثبت نام کند.

عنوان خود را مشخص کنید. مکاتبات با همین عنوان با شما انجام می گیرد.

نام، نام خانوادگی، سطح تحصیلات، رتبه علمی و رشته تخصصی را به دقت وارد کنید. این اطلاعات به برگزار کنندگان همایش کمک می کند تا در مواردی که محدودیت تعداد افراد شرکت کننده وجود دارد، بتوانند تصمیم مناسبت تری اتخاذ کنند.

در صورتی که صفحه اختصاصی دارید با استفاده از دگمه های Ctrl+C و Ctrl+V نشانی دقیق را کپی کرده و در محل مورد نظر وارد کنید.

در صورت امکان تصویر مناسبی از خود را در سامانه بارگذاری کنید. شهر محل سکونت یا کار، نشانی پستی به هرماه کد پستی و همچنین سازمان محل تحصیل یا خدمت را به همراه پست سازمانی یا نوع اشتغال به کار مثلاً دانشجوی رشته روابط بین الملل دانشگاه تربیت مدرس یا عضو هیأت علمی دانشگاه ... را ثبت کنید.

برای تکمیل ثبت نام نشانی پست الکترونیکی، و نام کاربری را هم به دقت وارد کنید. نشانی ایمیل شما می تواند به عنوان نام کاربری محسوب شود. توصیه می شود از نشانی پست الکترونیکی خود برای تکمیل فرآیند ثبت نام استفاده کنید. با این حال، این امکان وجود دارد تا از نام کاربری دلخواه استفاده کنید. چنانچه این نام قبلاً در سامانه ثبت نشده باشد، امکان استفاده از آن  را دارید.

از ایمیل صحیح استفاده کنید. در مواردی که رمز عبور را فراموش کنید، این امکان وجود دارد تا با ورود نشانی ایمیل صحیح، رمز عبور مجدداً ایجادشده و به نشانی ایمیل شما ارسال گردد.

در صورتی که توضیح خاصی ضروری به نظر می رسد، در بخش توضیحات وارد کنید. برای ثبت اطلاعات، شناسه امنیتی را وارد کرده و گزینه ذخیره را انتخاب کنید.

فرم ثبت نام به مانند تصویر زیر است. تکمیل مواردی که با ستاره مشخص شده است، اجباری است.فقط یک بار در سامانه ثبت نام کنید.

در صورتی که رمز عبور را فراموش کردید، از گزینه ارسال مجدد رمز عبور استفاده کنید.

در صورتی که در سامانه ثبت نام کرده اید لیکن، نام کاربری یا نشانی ایمیل را نمی دانید با مدیر اجرایی همایش تماس حاصل کنید.

پس از تکمیل اطلاعات فرم ثبت نام، تصویر زیر نمایش داده می شود

 

• پس از انتخاب فایل اصلی مقاله، دگمه ارسال فایل را انتخاب کنید. در صورت نیاز، توضیحات لازم در رابطه با محتوای فایل ها ارائه دهید. با انتخاب گزینه "بعدی" چکیده و مشخصات مقاله شما نمایش داده می شود. با انتخاب گزینه ارسال مقاله، فرآیند ارسال مقاله به پایان می رسد. ایمیل تأییدیه دریافت چکیده یا اصل مقاله نیز به نشانی ایمیل شما ارسال می شود.

• با انتخاب گزینه ارسال مقاله، مجدد تأیید کنید که متقاضی ارسال مقاله به سامانه همایش هستید

 

• با انتخاب دگمه OK، تصویر زیر مبنی بر ثبت مقاله در سامانه نمایش داده می شود.

کمیته علمی همایش پس از بررسی مقاله دریافتی، نتیجه را از طریق همین سامانه به اطلاع شما می رساند.

 

دبیر علمی

دبیر علمی همایش، ناظر اصلی جریان بررسی و ارزیابی چکیده ها و اصل مقالات علمی است که بری همایش ارسال می شود. به همین خاطر باید امکانات ویژه ای در اختیار دبیر علمی همایش قرار دارد. سامانه مدیریت همایش های علمی سیناوب، همه امکانات لازم برای ایفای این نقش را در اختیار او قرار می دهد. این نقش ها عبارت اند از:

• اجرای سیاست های کلی و اجرایی همایش
• نظارت بر ارزیابی و داوری مقالات علمی
• نظارت  بر زمان بندی و ارائه مقالات

در جریان چرخش مقاله در سامانه سیناوب، دو روش کلی وجود دارد:

 

1. چنانچه مدیران اجرایی و دبیر علمی همایش تأکید داشته باشند که ابتدا چکیده مقالات و سپس اصل مقالات ارسال شود، نویسنده ابتدا باید چکیده و در صورت ارزیابی مثبت از عنوان و چکیده پیشنهادی، نویسنده می تواند متن کامل مقاله را تهیه و تدوین کرده و ارسال نماید.
2. در مواردی که به زمان همایش نزدیک تر است، از نویسنده درخواست می شود تا اصل مقاله را ارسال نماید.

تنظیمات این موارد توسط مدیر سامانه در دانشگاه یا موسسه (در مواردی که آن دانشگاه یا موسسه از سامانه سیناوب ویرایش نامحدود استفاده می کند) انجام می پذیرد. در غیر این صورت، به هنگام راه اندازی سامانه این تنظیمات توسط مدیر فنی سیناوب به انجام می رسد.

هر چکیده یا مقاله ای که توسط نویسنده ای ارسال می شود، در مرحله اول به دست دبیر علمی می رسد. بر اساس بررسی اولیه دبیر علمی، در رابطه با اینکه آیا اساساً مقاله صلاحیت داوری، ارزیابی و انتشار را دارد یا نه و اگر صلاحیت انتشار را دارد باید توسط چه کسی ارزیابی شود، مشخص می شود. دبی علمی ممکن است وظیفه انجام این امر را به همکاران علمی خود که در کمیته علمی همایش واگذار کند تا ارزیابی اولیه را انجام داده و چنانچه مقاله، شرایط و ضوابط مورد نظر نشریه را رعایت کرده باشد برای تعیین داور به ارسال شود. در غیر این صورت، چکیده یا مقاله مورد پذیرش قرار نگرفته شده و در صورت نیاز برای نگارش و اصلاح مجدد به نویسنده بازگردانده می شود.

فردی که به عنوان دبیر علمی همایش مشخص شده است، هنگام مراجعه به سامانه و ورود با نام کاربری و کلمه عبور اختصاصی، صفحه ای مانند تصویر زیر را مشاهده می کند. چنانچه ایشان نقش های دیگری از جمله داوری و دبیری علمی بخش مسابقات را نیز بر عهده داشته باشد، به صفحه اختصاصی این بخش ها نیز دسترسی خواهد داشت.

 

صفحه اختصاصی دبیر علمی 

در همایش هایی که ابتدا چکیده مقاله ارسال می شود، صفحه اختصاصی دبیر علمی مانند تصویر زیر است.

در مواردی که فقط همایش اصل مقاله را می پذیرد، صفحه اختصاصی دبیر علمی مانند این تصویر است.

در ساختار مدیریتی علمی همایش ها، دبیر علمی تمامی کارهای مربوط به ارزیابی و داوری مقالات را به انجام می رساند. در واقع دبیر علمی به مانند سردبیر علمی نشریات تخصصی ایفای نقش می کند. به طور کلی، دبیر علمی می تواند مقاله را مورد بررسی و ارزیابی علمی قرار داده و نظر خود را به نویسنده اعلام. ایشان همچنین می تواند مقاله را به داوری ارسال کرده و بر اساس نظر داور، نتیجه بررسی را به اطلاع نویسنده برساند. دبیر علمی تنها فردی است که می تواند مقالات را به داوری ارسال کرده، نتیجه داوری را مشاهده کند و در صورت اختلاف نظر بین داوران به داور سوم یا داور تطبیقی ارسال کند و در نهایت نتیجه داوری را به اطلاع نویسنده عهده دار مقاله برساند. دبیر علمی همچنین می تواند با مشاهده اصلاحات انجام گرفته توسط نویسنده، آن را برای مطابقت با نظر داور به داور مربوطه یا داور تطبیقی ارسال کند و در نهایت بعد از اینکه بازنگری و اصلاحات مورد نظر انجام گرفت برای ادامه کار، به همراه یادداشت ویژه برای ارسال نهایی مقاله به نویسنده بازگرداند. همایش های علمی معتبر معمولاً در کمترین زمان ممکن فرآیند بررسی و ارزیابی را به نتیجه رسانده و نتیجه را به نویسنده اعلام می کنند. اعضای کمیته علمی می توانند با پذیرفتن نقش داوری به فرآیند بررسی و ارزیابی مقالات کمک شایانی کنند.

با انتخاب گزینه جستجو، فهرست مقالات مرتبط به مانند تصویر بعدی نمایش داده می شود. با انتخاب کد مقاله امکان مشاهده اطلاعات بیشتری در رابطه با مقاله وجود دارد.

 

فرم نمایش نتیجه جستجوی مقالات

مشاهده وضعیت داوران

یکی از امکانات بسیار خوب سامانه سیناوب که مورد توجه بسیاری قرارگرفته است، گزارش وضعیت همکاری داوران در بررسی و ارزیابی مقالات علمی است.

با انتخاب گزینه جستجو، فهرست کاملی از مقالاتی که دارای شرایط تعیین شده باشند، نمایش داده می شود. با استفاده از امکانات این صفحه (مانند تصویر صفحه بعد) این امکان وجود دارد تا مقالاتی که به موقع داوری نشده است به داور دیگری ارسال شود یا داورانی که با تأخیر داوری مقالات را انجام داده اند، مقاله جدید برای آن ها ارسال نشود.

تمامی گزینه هایی که بر اساس آن می توان نتیجه جستجو را محدودتر کرد در فرم مشاهده داوران وجود دارد. با توجه به نیاز و بر اساس اینکه چند مقاله برای داوری ارسال شده است یا چند داور با کمیته علمی همایش همکاری دارند، می توان گزارش های مفیدی را تولید کرد.

نکات مهم و کلیدی در رابطه با دبیری علمی همایش ها

• با کلیک روی کد مربوط به هر مقاله، اطلاعات کامل آن مقاله به همراه امکاناتی برای انجام عملیات اجرایی گشوده می شود.
• دبیر علمی  می تواند روی مقاله یکی از سه کارهای زیر را انجام دهد:

1. مقاله را برای ارزیابی به یک یا چند داور بفرستد.
2. نظر کارشناسی خود را در مورد مقاله درج کند.
3. نظر نهایی بررسی (اعم از نظر شخصی یا نظر داوران) را برای نویسنده ارسال کند.

 

• بسته به این که کدام یک از گزینه های بالا را انتخاب کنید، امکانات متفاوتی در سامانه وجود دارد.
• برای ارسال مقاله به داور، کافی است از فهرست داورهای موجود، فردی را برای داوری انتخاب کرد و مقاله را برای او ارسال کرد.
• امکان ثبت نام داور برای دبیر علمی وجود دارد.
• برای ثبت نام داور جدید،  با انتخاب گزینه «ثبت نام داور جدید»، مشخصات و نشانی ایمیل ایشان را وارد سامانه کنید.
• تغییر وضعیت مقاله به در حال بررسی، امکان بررسی بعدی را فراهم می کند.
• دبیر علمی امکان درج توضیحات لازم را روی مقاله دارد.
• داور می تواند نظر قطعی خود را بر اساس یکی از گزینه های زیر اعلام کند:

• قابل انتشار
• بازنگری جزئی
• بازنگری کلی
• غیرقابل انتشار
• نمی توانم مقاله را بررسی کنم.

• با آن که این مجموعه در نگاه اول پیچیده به نظر می رسد، همان طور که خواهیم دید، کمک زیادی به انجام فعالیت های دبیر علمی همایش خواهد کرد.

 

ارسال مقالات یا چکیده مقالات به داوری

با انتخاب گزینه مقالات یا چکیده های جدید، فرم مخصوص ارسال به داوری و تصمیم گیری در رابطه با مقالات به مانند تصویر زیر باز می شود.

با کلیک روی کد مقاله اطلاعات زیر نمایش داده میشوند:

 

داوری

در سامانه های سنتی، داوران باید نظر خود را به صورت مکتوب، در قالب یک فرم یا به صورت تفصیلی در مورد مقالات بیان کنند. برای ایفای این نقش، سامانه مدیریت همایش های علمی سیناوب امکانات پویایی را در اختیار داوران و ارزیاب ها قرار داده است. در همان ابتدا و در قالب فرم اولیه ثبت نام، از افراد خواسته می شود که تمایل خود را برای پذیرش نقش داوری اعلام کنند. البته این اعلام آمادگی، برای نهایی شدن، نیاز به تأیید مدیر سامانه (مدیر اجرایی) دارد. مدیر سامانه می تواند به صورت مستقیم افرادی را به عنوان ارزیاب و داور در سامانه ثبت کند. به هر حال، افرادی که در سامانه به عنوان داور ثبت شده اند، وقتی با نام  کاربری و کلمه عبور وارد سامانه می شوند می توانند به عنوان داور به ایفای نقش بپردازند.

به منظور روان سازی فرآیند داوری مقالات، به محض اینکه دبیر علمی فردی را به عنوان داور مقاله مشخص کرد، ایمیلی حاوی ثبت نام ایشان به عنوان داور ارسال می شود و از وی درخواست می شود موافقت یا عدم موافقت خود را اعلام کند. در این مرحله نیازی به ورود به سامانه نیست. داور با انتخاب یکی از دو گزینه قبول یا رد داوری، نظر خود را در سامانه ثبت می کند. چنانچه داور، ارزیابی چکیده یا مقاله ارسالی را بپذیرد، پیوند دسترسی به اصل مقاله برای ایشان ارسال می شود. داور با کلیک روی این پیوند، بدون نیاز به نام کاربری و رمز عبور وارد سامانه می شود و امکان داوری مقاله و دسترسی به اصل مقاله و فرم داوری برای وی فراهم می شود. به هر حال، برای آغاز به داوری، این امکان نیز وجود دارد تا پس از مراجعه به سامانه و ورود نام کاربری و کلمه عبور، وارد صفحه شخصی داور شوید.

نکات مهم در رابطه با داوری

• بسیاری از همایش های علمی برای تسهیل فرآیند ارزیابی، فرم های از پیش طراحی شده ای را در اختیار داوران قرار می دهند. چنین فرمی را می توان با استفاده از سامانه سیناوب هم در اختیار ارزیاب قرار داد. فرم مذکور را مدیر اجرایی سامانه می تواند ویرایش کرده و سؤالات مورد نظر را اضافه یا کم کند.
• امکان تغییر نظر داوری در رابطه با مقالات داوری شده وجود ندارد. بنابراین، شایسته است داوران در  ثبت نظرات خود دقت کافی داشته باشید.
• مقالاتی که به داوری ارسال می شود، از طریق ایمیل به داور اطلاع رسانی می شود. داور می تواند با انتخاب گزینه های قبول یا رد داوری، بدون اینکه نیاز باشد وارد سامانه شود، نظر خود را اعلام کند.
• برای مشاهده اطلاعات بیشتر در رابطه با یک مقاله، روی کد مقاله کلیک کنید. امکان کلیک روی کد مقاله بعد از داوری  به صورت خودکار غیرفعال می شود.
• در مرحله اول فقط از داور خواسته می شود که آمادگی خود را برای داوری اعلام کند؛ می توانید گزینه قبول می کنم یا قبول نمی کنم را انتخاب کنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر، دگمه ذخیره را انتخاب کنید تا نظر شما در سامانه ثبت شود.
• تنها پس از قبول داوری مقاله، امکان مشاهده متن کامل مقاله وجود دارد.
• به هر ترتیب، چنانچه داور در ابتدا بپذیرد مقاله ای را داوری کند، اما در ادامه کار نظر ایشان تغییر کند، این امکان وجود دارد تا به طور مشخص نظر خود را با گزینه "نمی توانم داوری کنم" در سامانه درج کند.
• در سامانه مدیریت همایش های علمی سیناوب داور می تواند:
• یک یادداشت اختصاصی برای نویسنده بنویسد
• یک یادداشت اختصاصی برای دبیر علمی ارسال کند.
• فرم اختصاصی ارزیابی را تکمیل کند.
• یک فایل ویرایش شده یا همراه با یادداشت ها و حاشیه نویسی را  از طریق سامانه برای دبیر علمی ارسال کند. اغلب ارزیاب ها ترجیح می دهند نظر خود را در حاشیه  مقاله درج کرده یا با استفاده از امکانات ورد، مواردی را برای اصلاح و ویرایش مشخص کنند.
• فایل ویرایش شده و نظرات تکمیلی خود را در قالب یک فایل متنی با استفاده از بخش بارگذاری فایل، ارسال کنید. فایل مذکور برای دبیر علمی و نویسنده ارسال می شود. البته این گزینه اختیاری است.
• در پایان لازم است داور  نظر نهایی خود را در قالب یکی از پنج گزینه زیر مشخص شود:

• مقاله پذیرفته شود
• مقاله برای ارائه شفاهی پذیرفته شود.
• مقاله برای ارائه به صورت پوستر پذیرفته شود.
• مشروط به اعمال اصلاحات جزیی بدون نیاز به داوری مجدد
• مشروط به اعمال اصلاحات اساسی (نیازمند داوری مجدد)
• غیرقابل پذیرش

 

مدیر اجرایی

همان طور که قبلاً ذکر شد، سامانه مدیریت برگزاری همایش های علمی سیناوب دارای هشت نقش مجزا برای مدیریت و پیشبرد امور علمی و اجرایی همایش های علمی است. هر کاربر می تواند صاحب یک یا چند نقش باشد. اگر کاربری چند نقش داشته باشد، می تواند با مراجعه به صفحه اول سایت، نقش خود را تغییر دهد. برای مثال اگر یک کاربر در این سامانه به عنوان نویسنده و داور تعریف شده است، می تواند با مراجعه به صفحه اختصاصی خود، یکی از دو نقش نویسندگی یا داوری را انتخاب کرده و به ایفای مسئولیت خود بپردازد. مدیر اجرایی سامانه نیز تمامی اختیارات برای اداره آنلاین همایش را بر عهده دارد که در ادامه به توضیح آن می پردازیم.

سامانه مدیریت برگزاری همایش های علمی سیناوب، امکانات و قابلیت های خوبی را در اختیار مدیر اجرایی قرار داده است. تقریباً تمامی فرآیندهای اجرایی همایش با استفاده از امکانات مختلف سیناوب قابل انجام است: این امکانات به شرح زیر در چند دسته کلی قرار می گیرند

 

1. مدیریت سایت اطلاع رسانی همایش
2. مدیریت ثبت نام و ارائه خدمات به  شرکت کنندگان
3. مدیریت برگزاری برنامه های جانبی  شامل کارگاه ها، نمایشگاه ها و مسابقات علمی
4. مدیریت ثبت نام از حامیان و برگزارکنندگان همایش
5. مدیریت کاربران سامانه 

مدیریت سایت اطلاع رسانی همایش

یکی از مهم ترین کارهای مدیر اجرایی سامانه همایش های سیناوب، بارگذاری و ویرایش تمامی اطلاعات سایت همایش است که با استفاده از امکانات مختلفی که در سایت وجود دارد به انجام می رسد. این امکانات به شرح زیر شامل تنظیمات اصلی و بارگذاری محتوای مطالب مختلف برای نمایش در صفحه اصلی است. هدر سایت، منوها، مشخص کردن نوع گردهمایی شامل همایش، جشنواره، و ... و همچنین ویرایش نامه های پیش فرض، بارگذاری اخبار و اطلاعات و تبلیغات و اسلایدهای مختلف و همچنین ایجاد و ویرایش فرم داوری و سؤالات چک لیست بخشی از این موارد است.

مدیریت سایت اطلاع رسانی همایش
عنوان	توضیحات و کارکرد
تنظیمات همایش:	تنظیمات اصلی سایت
تنظیمات نامه های همایش:	ویرایش نامه های پیش فرض
تنظیمات پیامک های همایش:	ویرایش پیامک های پیش فرض
مدیریت صفحات ایستا	ایجاد و مدیریت محتوای صفحات اختصاصی
تنظیمات منوها	مدیریت منوهای اصلی و فرعی سایت همایش
مدیریت دسترسی سریع:	ایجاد پیوند مستقیم به محتوای سایت جهت نمایش در صفحه اول
سازمان همایش:	معرفی رئیس، دبیر علمی و دبیر اجرایی و اعضای کمیته ها و ...
اخبار و اعلانات:	مدیریت اطلاع رسانی سایت با انتشار اخبار جدید
تصاویر مورد استفاده برای نمایش اسلاید	بارگذاری و تنظیم تصاویر اصلی برای نمایش به صورت اسلاید
تبلیغات	بارگذاری پوسترها و پیوندهای تبلیغاتی در سایت
موضوعات	موضوعات اصلی که در همایش مورد بحث قرار می گیرد
کشورها	اضافه کردن و ویرایش اسامی کشورها در سایت. اسامی کشورها در فرم ثبت نام نمایش داده می شود.
پیوندهای مفید	معرفی سایر وب گاه های مرتبط با همایش
پرسش های متداول	ارائه سؤالات و پاسخ های مرتبط برای اطلاع رسانی بیشتر به کاربران
واژه نامه اختصاصی	معرفی واژه ها به همراه تعاریف مورد نظر برای اطلاع رسانی بیشتر
مدیریت نسخه های پشتیبان	تهیه و بازیابی نسخه های پشتیبان
چک لیست ارسال مقاله	چک لیست برای اطمینان از ارسال تمامی مورد نیاز توسط نویسنده
فرم داوری مقالات	ایجاد و ویرایش فرم داوری مقالات علمی

مدیریت ثبت نام و ارائه خدمات به  شرکت کنندگان

با توجه به اینکه فضای محل برگزاری همایش ها محدود است و ممکن است افراد مختلفی تقاضای شرکت در همایش داشته باشند، برای ثبت نام از افراد متقاضی به ناچار باید تسهیلات و محدودیت هایی را در نظر گرفت. به عنوان مثال، میزان هزینه ثبت نام یکی از این موارد است که با توجه به اینکه می توان دو مبلغ جداگانه برای قبل و بعد از یک تاریخ مشخص را معین کرد، این امکان را فراهم می آورد تا افرادی که قبل زا تاریخ مورد نظر ثبت نام می کنند از تخفیف ویژه ای برخوردار شوند. این امکان می تواند گنجایش فضای مورد نیاز برای برگزاری همایش را تا یک تاریخ مشخص بر اساس افرادی که هزینه ثبت نام را چند ماه قبل از برگزاری پرداخت کرده اند، مشخص کند.

ارائه فهرست خدمات اقامتی و هزینه های مرتبط و همچنین صورتحساب شرکت در همایش با توجه به موارد مختلفی که در بخش ارائه خدمات ذکرشده است، یکی از امکانات خوب این سامانه است. برای مشخص کردن تمامی این موارد از گزینه "خدمات"  استفاده کنید.

گزینه صورتحساب های پرداخت شده و نشده نیز برای صدور کارت یا پیگیری جهت اطمینان مبنی بر شرکت در همایش از امکانات خوب سامانه سیناوب است.

 

مدیریت ثبت نام و ارائه خدمات به  شرکت کنندگان
عنوان	توضیح و کارکرد
زمان بندی همایش	زمان بندی اصلی همایش برای ارسال چکیده، اصل مقاله، تاریخ داوری و برگزاری همایش
زمان بندی برنامه های همایش	تهیه و تنظیم برنامه های روز همایش
هزینه های شرکت در همایش	مشخص کردن هزینه های شرکت در همایش
ثبت نام افراد برای شرکت در همایش	ثبت نام افراد برای شرکت در همایش
فهرست متقاضیان شرکت در همایش	مشاهده فهرست افراد متقاضی برای شرکت در همایش
خدمات	معرفی و ارائه خدمات اقامتی برای شرکت کنندگان در همایش
صورتحساب های پرداخت نشده	صورتحساب های پرداخت شده برای صدور کارت شرکت در همایش
صورتحساب های پرداخت شده	صورتحساب های پرداخت نشده برای پیگیری یا تصمیم گیری مبنی بر شرکت در همایش

مدیریت برگزاری برنامه های جانبی  شامل کارگاه ها، نمایشگاه ها و مسابقات علمی

در هر همایش معمولاً برنامه های جانبی به صورت کارگاه های آموزشی، نمایشگاه های جانبی و مسابقات علمی برگزار می شود. در رابطه با کارگاه ها این امکان وجود دارد تا درخواست های برگزاری کارگاه آموزشی و همچنین فهرست متقاضیان شرکت در کارگاه های آموزشی از طریق سامانه ثبت شده و در اختیار مدیر مربوطه قرار گیرد.

ایجاد و ویرایش تعداد و نام غرفه های نمایشگاه جانبی و همچنین ثبت نام از افراد حقوقی برای اختصاص غرفه در نمایشگاه و مشاهده درخواست های مختلف برای اجاره یا اختصاص غرفه از امکانات خوب سامانه برای مدیریت فعالیت های جانبی است.

مدیریت برگزاری مسابقات علمی – دانشجویی یکی از امتیازات ویژه سامانه سیناوب است. تعریف مسابقه، زمان بندی و مشخص کردن محدوده زمانی برای ارسال مطالب و همچنین داوری و ارزیابی مطالب دریافتی با استفاده از امکانات سیناوب وجود دارد.

 

مدیریت برگزاری برنامه های جانبی  شامل کارگاه ها، نمایشگاه ها و مسابقات علمی
کارگاه های آموزشی	معرفی کارگاه های آموزشی که در زمان برگزاری همایش، ارائه می شود
ثبت نام افراد در کارگاه های آموزشی	تأیید ثبت نام یا رد درخواست افراد متقاضی برای شرکت در کارگاه ها
درخواست های برگزاری کارگاه آموزشی	مشاهده فهرست عناوین درخواستی برای برگزاری کارگاه ها جهت تصمیم گیری و ارائه کارگاه ها
فهرست متقاضیان شرکت در کارگاه های آموزشی	مشاهده فهرست متقاضیان شرکت در کارگاه های آموزشی
تعریف غرفه های نمایشگاه	ایجاد و ویرایش تعداد و نام غرفه های نمایشگاه جانبی
ثبت نام نمایشگاه دارها	ثبت نام از افراد حقوقی برای اختصاص غرفه در نمایشگاه
درخواست های جدید برای غرفه در نمایشگاه	مشاهده فهرست درخواست های جدید برای دریافت غرفه اختصاصی در زمان نمایشگاه
تعریف عنوان مسابقه	مشخص کردن عنوان و مشخصات مسابقات جانبی به هنگام برگزاری همایش

مدیریت ثبت نام از حامیان همایش

درهر همایش معمولاً سازمان ها و مؤسساتی به عنوان برگزارکننده اصلی یا مشارکت در برگزاری وجود دارند. همچنین در بسیاری موارد مؤسسات و سازمان های مختلف به عنوان حامیان اصلی یا حامیان رسانه ای یک همایش علمی حضور دارند. برای مدیریت ثبت نام این مؤسسات به عنوان حامیان همایش، گزینه های مختلفی در سامانه وجود دارد. دسته بندی و تعریف انواع حمایت، معرفی حمایت کنندگان از برگزاری یک همایش از امکانات خاص سامانه سیناوب است.

 

مدیریت ثبت نام از حامیان و برگزارکنندگان همایش
تنظیمات ثبت نام حمایت کنندگان	معرفی انواع مختلف حامیان همایش: حامیان می توانند به گروه های مختلف از جمله حامیان اصلی، .. رسانه ای و .. تقسیم شده و معرفی شوند
ثبت نام حمایت کنندگان	ثبت نام از حامیان همایش و بارگذاری لوگو و پیوند مربوطه در صفحه اصلی سایت اصلی همایش

مدیریت ثبت نام از حامیان همایش

در هر همایش معمولاً سازمان ها و مؤسساتی به عنوان برگزارکننده اصلی یا مشارکت در برگزاری وجود دارند. همچنین در بسیاری موارد مؤسسات و سازمان های مختلف به عنوان حامیان اصلی یا حامیان رسانه ای یک همایش علمی حضور دارند. برای مدیریت ثبت نام این مؤسسات به عنوان حامیان همایش، گزینه های مختلفی در سامانه وجود دارد. دسته بندی و تعریف انواع حمایت، معرفی حمایت کنندگان از برگزاری یک همایش از امکانات خاص سامانه سیناوب است.

 

مدیریت ثبت نام از حامیان و برگزارکنندگان همایش
تنظیمات ثبت نام حمایت کنندگان	معرفی انواع مختلف حامیان همایش: حامیان می توانند به گروه های مختلف از جمله حامیان اصلی، .. رسانه ای و .. تقسیم شده و معرفی شوند
ثبت نام حمایت کنندگان	ثبت نام از حامیان همایش و بارگذاری لوگو و پیوند مربوطه در صفحه اصلی سایت اصلی همایش

مدیریت کاربران سامانه 

با استفاده از گزینه های مختلفی که برای مدیریت کاربران سامانه وجود دارد، امکان مشاهده، ویرایش، حذف نام کاربران یا ورود به جای آنان در سامانه برای تکمیل فرآیند ثبت نام یا ارسال مقاله فراهم شده است. همچنین امکان ثبت نام کاربر جدید و اختصاص وظایف به آن ها یکی دیگر از امکانات این سامانه است. وظایف با توجه به هماهنگی های به عمل آمده، توسط مدیر سامانه اختصاص می یابد و هر کدام از کاربران با ورود به سامانه و مشاهده صفحه اختصاصی خود، به امکانات خاص بخش مربوطه دسترسی دارند. 

مدیریت کاربران سامانه
ارسال نامه به اعضای سایت	ارسال نامه های اطلاع رسانی به اعضای سایت
فهرست کاربران	مشاهده فهرست کامل کاربران سامانه با امکان مشاهده، ویرایش، حذف آن ها یا ورود به جای آنان در سامانه برای تکمیل فرآیند ثبت نام یا ارسال مقاله و ...
ثبت نام کاربر جدید	ثبت نام کاربران جدید
تعیین وظایف	تعیین وظایف کاربران برای اختصاص وظایف که شامل این موارد است: داور، دبیر علمی ،ناشر داور بخش مسابقات دبیر علمی بخش مسابقات مدیر نمایشگاه،مدیر خبرگزاری مدیر اجرایی
تخصیص موضوعات به داوران	تخصیص موضوعات به داوران برای ارسال مقالات مرتبط به آن ها
تأیید عضویت کاربران	تأیید عضویت کاربران سامانه

لازم به ذکر است که با توجه به اهمیت و اولویت برخی گزینه‎ ها، دسته بندی مطالب در سامانه به شکلی متفاوت ارائه شده است که به شرح زیر است:

تنظیمات پیامک های پیش فرض

سامانه همایش های سیناوب دارای حدود 50 پیامک پیش فرض است. با انتخاب هر یک از موارد، امکان ویرایش و تغییر محتوای پیامک ها وجود دارد. با استفاده از ستون سمت چپ، این امکان وجود دارد تا نام نویسنده یا عنوان مقاله و سایر موارد را در پیامک ذکر کرد. پس از ویرایش پیامک ها، دگمه ذخیره را انتخاب کنید.

مدیریت صفحات ایستا

به منظور اطلاع رسانی و ایجاد صفحات اختصاصی ویژه هر همایش، این امکان وجود دارد تا با انتخاب گزینه "جدید" یک صفحه جدید ایجاد کرده و محتوای مورد نظر را رد آن وارد کنید.

تنظیمات منوها

تنظیمات منوها و فعال سازی یا غیرفعال کردن آن ها و همچنین مشخص کردن اینکه در بخش دسترسی سریع در صفحه اول سایت قابل نمایش باشد یا نه، از مهم ترین امتیازات سامانه سیناوب است. همچنین امکان تغییر نام منو حسب نیاز یکی از امکانات خوب این سامانه است.  در مجموع 80 منوی اصلی و فرعی در سامانه وجود دارد که عناوین آن ها بر اساس نیاز هر یک از همایش ها، می تواند تغییر کند. مواردی که به رنگ قرمز مشخص شده است، غیرفعال است و در سامانه نمایش داده نمی شود. دو مجموعه عنوان اصلی با زیرمجموعه های مرتبط نیز در ادامه همین بخش وجود دارد که برای بارگذاری و نمایش صفحات ایستا در نظر گرفته شده است. پس از ایجاد صفحات ایستا، برای نمایش آن ها، از این منوها استفاده می شود.

مدیریت دسترسی سریع

مواردی که  در بخش تنظیمات منوها، به عنوان دسترسی سریع مشخص شود، با استفاده از گزینه مدیریت دسترسی سریع، مرتب می شوند. برای تغییر اولویت نمایش هر یک از موارد با استفاده از فلش سمت چپ آن ها را بالا یا پایین کرده و سپس دگمه ذخیره را انتخاب کنید.

زمان بندی همایش

با استفاده از امکانات بخش زمان بندی همایش، تاریخ شروع و پایان ارسال چکیده و اصل مقاله و همچنین تاریخ شروع و پایان همایش جهت نمایش در صفحه اول سایت همایش ثبت می شود.

 

 

زمان بندی برنامه های همایش

برای ارائه برنامه زمان بندی همایش با انتخاب گزینه جدید، برنامه را ثبت کرده و در نهایت دگمه ذخیره را انتخاب می کنیم.

 

هزینه های شرکت در همایش

هزینه های شرکت در  همایش با انتخاب این گزینه به سادگی در سامانه ثبت شده و در اختیار شرکت کنندگان قرار می گیرد. هزینه ها بر اساس نوع عضویت در سامانه (دانشجو، استاد، عضو انجمن علمی یا شرکت کننده آزاد) و با توجه به تاریخ ثبت نام و پرداخت هزینه  و همچنین بر اساس دو نرخ ریالی یا ارزی قابل  تعریف است. با توجه به اینکه ممکن است عناوین خاصی برای برخی همایش های علمی مورد استفاده قرار گیرد، امکان واردکردن عنوان مورد نظر برای نوع عضویت نیز وجود دارد. به منظور پیشگیری از ثبت نام و واریز وجه بدون هماهنگی، این امکان وجود دارد تا برای برخی انواع عضویت با انتخاب مدیر سامانه به عنوان مثال دانشجویان قبل از پرداخت هزینه شرکت در همایش، تأییدیه امکان شرکت در همایش از مدیر سامانه دریافت شود.

ثبت نام افراد برای شرکت در همایش

وضعیت ثبت نام به صورت کلی به چند دسته به شرح زیر گروه بندی شده است:

وضعیت ثبت نام در سامانه	توضیحات
بررسی نشده	مواردی که هنوز به هر دلیل مورد بررسی قرار نگرفته است.
منتظر تأیید مدیر	افرادی که منتظر تأیید مدیر سامانه هستند
درخواست تخفیف از طرف متقاضی	افرادی که درخواست تخفیف ویژه دارند
اعمال تخفیف از طرف مدیر اجرایی	مواردی که تخفیف به آن ها تعلق گرفته است
تأییدشده برای پرداخت هزینه	موارد تأییدشده بای پرداخت هزینه
هزینه پرداخت شده	افرادی که هزینه را پرداخت کرده اند
تأییدشده	فهرست تمامی افرادی که تأییدشده اند
تأیید نشده	فهرست تمامی افرادی که تأیید نشده اند
نیاز به ارسال فایل تأیید عضویت	افرادی که برای تأیید عضویت باید مدارک خاصی را ارسال کنند
منتظر تأییدیه پذیرش مقاله	افرادی که برای شرکت در همایش همچنان منتظر تأیید پذیرش مقاله هستند.

خدمات

ارائه فهرست خدمات اقامتی و هزینه های مرتبط و همچنین ارائه صورتحساب های مربوطه جهت پرداخت، یکی از امکانات خوب این سامانه است. برای مشخص کردن نوع خدمات اقامتی یا پذیرایی گزینه "+" را انتخاب کنید.

 

مدیریت برگزاری کارگاه های آموزشی

در هر همایش معمولاً برنامه های جانبی به صورت کارگاه های آموزشی، نمایشگاه های جانبی و مسابقات علمی برگزار می شود. در رابطه با کارگاه ها این امکان وجود دارد تا درخواست های برگزاری کارگاه آموزشی و همچنین فهرست متقاضیان شرکت در کارگاه های آموزشی از طریق سامانه ثبت شده و در اختیار مدیر مربوطه قرار گیرد.

 

 

 

 

نمونه ای از فهرست کارگاه های آموزشی

 

 

ثبت نام افراد در کارگاه های آموزشی

ثبت نام در کارگاه های آموزش به مانند ثبت نام در همایش به دلیل محدودیت ظرفیت و سایر مسائل دیگر، توسط مدیر اجرایی سامانه مدیریت می شود  و امکان مشاهده گزارش های مختلف بر اساس وضعیت ثبت نام وجود دارد. برای ثبت نام، عنوان کارگاه آموزشی را انتخاب کرده و سپس بر اساس وضعیت ثبت نام، تصمیم لازم را اتخاذ کنید.

 

درخواست برگزاری کارگاه آموزشی

برای ثبت درخواست برگزاری کارگاه، وارد سامانه شده و درخواست خود را ثبت کنید. این امکان برای مواردی فراهم است که گزینه درخواست برگزاری کارگاه توسط مدیر سامانه از طریق تنظیمات منوها فعال شده باشد.

با انتخاب گزینه ارسال درخواست برگزاری کارگاه آموزشی، فرم مربوطه باز می شود. اطلاعات فرم را به دقت تکمیل کرده و پیشنهاد خود را برای برگزاری کارگاه آموزشی ارسال کنید. سامانه مدیریت برگزاری همایش های علمی سیناوب با هدف تعامل بیشتر با مخاطبان و به منظور مشارکت بیشتر آنان در ارائه کارگاه های آموزشی، درخواست ها را ثبت کرده و پس از بررسی و هماهنگی با دبیر علمی همایش، نتیجه بررسی را اعلام می کند.

 

در ثبت پیشنهاد برای  برگزاری کارگاه آموزشی به عنوان مدرس کارگاه، تمامی اطلاعات مورد نیاز به ویژه رزومه مدرس و مخاطبان کارگاه و همچنین سایر مطالب در رابطه با محتوای کارگاه به دقت وارد شود.

 

مشاهده درخواست های برگزاری کارگاه آموزشی

مدیر سامانه برای مشاهده پیشنهادهای کاربران سامانه برای برگزاری کارگاه آموزشی با استفاده از گزینه "درخواست های برگزاری کارگاه آموزشی" فهرستی از کارگاه ها را مشاهده کرده و امکان فعال سازی آن ها برای اطلاع رسانی در سامانه و ثبت نام متقاضیان را دارد.

 

تعریف غرفه های نمایشگاه

امکان تعریف و اختصاص غرفه ها یکی از امکانات خوب سامانه سیناوب است. پس از ثبت اطلاعات و مشخصات غرفه ها، کاربرانی که به عنوان شخصیت حقوقی در سامانه ثبت نام کرده اند، این امکان را دارند تا درخواست خود را برای اجاره غرفه ها از طریق این سامانه ثبت کنند. مدیر اجرایی سامانه، درخواست های جدید برای اجاره غرفه در نمایشگاه جانبی را مشاهده کرده و مورد بررسی قرار می دهد و نتیجه را از طریق همین سامانه به اطلاع متقاضیان می رساند.

نمونه اطلاعات غرفه ها در سومین نمایشگاه کار

از منوی ثبت نام، گزینه درخواست غرفه در نمایشگاه را انتخاب. فهرست غرفه ها به مانند تصویر صفحه بعد نمایش داده می شود. غرفه مورد نظر را انتخاب کرده و صورتحساب هزینه ها را پرداخت کنید. برای مشاهده اطلاعات بیشتر، کروکی و نقشه غرفه ها را مشاهده کنید. غرفه هایی که با رنگ قرمز مشخص شده است، قبلاً واگذار شده است.

مدیریت ثبت نام حمایت کنندگان از برگزاری همایش

در هر همایش معمولاً سازمان ها و مؤسساتی به عنوان  حامیان اصلی یا حامیان رسانه ای یک همایش علمی حضور دارند. برای مدیریت ثبت نام این مؤسسات به عنوان حامیان همایش، ابتدا تنظیمات مربوطه را در سامانه ثبت کرده و سپس مؤسسات و سازمان ها را ثبت نام کنید. دسته بندی و تعریف انواع حمایت، معرفی حمایت کنندگان و برگزارکنندگان و همچنین ثبت و مشاهده درخواست های جدید برای حمایت از برگزاری یک همایش از امکانات خاص سامانه سیناوب است.

در مواردی که مؤسسات و سازمان ها به عنوان حمایت کننده یک همایش ثبت نام می کنند، امکان ثبت نام تعداد مشخصی از کارکنان و همکاران خود را برای شرکت در همایش یا کارگاه های آموزشی دارند. فقط اشخاص حقوقی امکان ثبت نام برای حضور در نمایشگاه های جانبی را دارند. بنابراین چنانچه موسسه یا سازمانی به عنوان حمایت کننده در همایش حضور داشته باشد، باید با عنوان شخص حقوقی ثبت نام کند.

ثبت نام حمایت کنندگان

فهرست مؤسسات و سازمان هایی که پیشنهاد حمایت داده اند با انتخاب گزینه ثبت نام حمایت کنندگان قابل مشاهده است. با انتخاب گزینه جدید، اطلاعات آن ها را به دقت در سامانه ثبت کنید. با انتخاب آیکن ویرایش، اطلاعات حمایت کنندگان را ویرایش کرده و با آیکن ضربدر، اطلاعات و نام آن ها را از سامانه حذف کنید. با انتخاب فلش بالا و پایین، ترتیب نمایش حمایت کنندگان را در سامانه اولویت بندی کنید و در ادامه، لوگو و نشانی اینترنتی را بارگذاری کنید. در صورت نیاز، وضعیت را به تأییدشده یا نشده تغییر دهید.

برگزارکنندگان همایش

برای ورود اطلاعات برگزارکنندگان همایش، پس از ورود به سامانه و انتخاب صفحه شخصی مدیر اجرایی، گزینه  برگزارکنندگان همایش را انتخاب کرده و اطلاعات نام، لوگو، نشانی اینترنت و توضیحات ضروری برگزارکنندگان را وارد کرده و دگمه ذخیره را انتخاب کنید.

 

برگزاری مسابقات علمی - تعریف عنوان مسابقه

مدیریت برگزاری مسابقات علمی – دانشجویی  یکی از امتیازات ویژه سامانه سیناوب است.